PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PROYEK

PRINSIP-PRINSIP DARI MANAJEMEN PROYEK

OLEH:

AKHMAD SYARIF - 143040190

A. DEFINISI MANAJEMEN PROYEK

Proyek memiliki beberapa atau semua karakteristik sebagai berikut:

1.      Mereka memiliki awal yang pasti dan endpoint.

2.      Setelah titik akhir tercapai proyek ini lebih.

3.      Mereka mencoba mencapai sesuatu yang baru.

Proyek dapat bervariasi dalam ukuran dan proyek-proyek kecil dapat direncanakan dan dikelola oleh orang yang sama sedangkan proyek yang lebih besar mungkin mempekerjakan ribuan orang yang bekerja pada banyak situs dan membutuhkan kelompok yang berdedikasi untuk mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan.

Segala sesuatu yang suatu organisasi tidak dapat dikategorikan baik sebagai proyek atau proses. Sebuah proses adalah sesuatu yang terjadi terus-menerus dan memiliki risiko rendah yang terkait dengan itu sedangkan proyek terjadi sekali dan memiliki tingkat yang relatif tinggi risiko.

Proyek dapat secara luas diklasifikasikan ke dalam proyek-proyek teknik dan proyek manajemen. proyek-proyek teknik meliputi teknik sipil, listrik, dan mekanik dan deliverable akhir adalah objek fisik, misalnya bangunan, waduk, jembatan, kilang, atau sampel pra-produksi. perusahaan spesialis atau konsorsium selalu melakukan jenis proyek.

proyek manajemen mencakup hal-hal seperti: restrukturisasi organisasi, mempersiapkan pameran, mengembangkan sistem IT, meluncurkan kampanye pemasaran baru, pindah kantor, atau memang apa pun di mana tujuannya adalah untuk menghasilkan hasil akhir yang tidak diidentifikasi sebagai item fisik.

Perbedaan antara jenis proyek adalah: Penggunaan Staf Ahli proyek rekayasa hampir selalu mewakili hari-hari kerja organisasi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan konstruksi akan mempekerjakan orang-orang yang mengkhususkan diri dalam membangun blok kantor, bangunan umum, rumah, atau jalan.

Demikian pula, sebuah perusahaan manufaktur akan memiliki insinyur desain untuk mengambil produk dari konsepsi, melalui proses desain dan prototipe sebelum pekerjaan diserahkan kepada insinyur produksi yang kemudian akan bertanggung jawab untuk produksi massal. Ini sangat berbeda dari proyek manajemen di mana orang-orang yang biasanya tidak menjalankan proyek mungkin menemukan diri mereka melakukan banyak pekerjaan.

B. Perspektif Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pengorganisasian, memotivasi, dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Sebuah proyek adalah usaha sementara yang dirancang untuk menghasilkan produk yang unik, layanan atau hasil dengan awal pasti dan akhir (biasanya dibatasi-waktu, dan sering terkendala oleh pendanaan atau kiriman), dilakukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran yang unik, biasanya untuk membawa perubahan yang bermanfaat atau nilai tambah.

Tantangan utama dari manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan dan sasaran sementara menghormati kendala pada lingkup, waktu, kualitas dan biaya proyek. proyek perlu untuk dikelola untuk memenuhi tujuan mereka, yang didefinisikan dalam hal harapan waktu, biaya, dan kualitas.

Misalnya, Proyek Cakupan: Untuk memindahkan kantor pusat organisasi ke lokasi lain. Ini dapat berubah dari waktu ke waktu, dan itu adalah tanggung jawab manajer proyek untuk memastikan proyek masih akan memberikan manfaat yang ditetapkan. Akibatnya, seorang manajer proyek harus tetap fokus pada prioritas relatif dari waktu, biaya, dan kualitas dengan mengacu pada lingkup proyek.

Manajemen proyek dari tiga perspektif yang berbeda:

1.  Bagaimana proyek cocok dengan organisasi - ini mengacu pada kedua proyek dan individu yang akan terlibat di dalamnya, termasuk bagaimana tanggung jawab mereka didefinisikan dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.

2.  Bagaimana proyek akan berkembang dari waktu ke waktu-ini disebut sebagai siklus hidup proyek dan urutan kronologis dari kegiatan yang perlu terjadi dalam rangka untuk memberikan proyek. Apapun perbedaan mereka, semua proyek akan dengan definisi
berbagi siklus hidup yang sama; mereka semua akan memiliki awal, tengah, dan akhir.

3.   Apa keterampilan yang diperlukan untuk berhasil mengelola proyek-ini biasanya disebut sebagai 'Area Fungsional Proyek' karena ada daerah diskrit dalam manajemen proyek yang dapat dipertimbangkan dalam isolasi meskipun mereka saling bergantung.

Bidang fungsional akan hal-hal seperti navigasi, menghindari tabrakan, perawatan rutin, dll. Meskipun kegiatan ini akan berlangsung terus menerus dan
saling bergantung, masih mungkin untuk berpikir tentang mereka sebagai daerah diskrit pengetahuan.

Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pengorganisasian, memotivasi, dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Tantangan utama dari manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan dan sasaran sementara menghormati kendala pada lingkup, waktu, kualitas dan biaya proyek. Manajemen proyek dapat dianggap dalam hal organisasi, siklus hidup, dan perspektif area fungsional.

C. PROYEK FOKUS

Kerja organisasi ini sehari-hari melibatkan memberikan proyek-proyek yang unik untuk pelanggan eksternal untuk jangka waktu yang ditetapkan. struktur manajemen mereka dirancang untuk mendukung proyek-proyek dan semua orang yang bekerja dalam organisasi yang ditugaskan untuk satu atau lebih proyek. Contohnya termasuk: perusahaan konstruksi, organisasi Consulting, pengembang perangkat lunak, dan biro iklan.

Pekerjaan sehari-hari organisasi ini didominasi melibatkan terus memberikan produk atau layanan untuk pelanggan eksternal. struktur manajemen mereka dirancang untuk mendukung proses yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau layanan kepada
pelanggan akhir. Contohnya termasuk: perusahaan Utility, perusahaan manufaktur, departemen pemerintah, Amal, dan LSM.

Sebagian besar staf di utilitas publik (listrik, gas, dan air) akan digunakan untuk memberikan layanan yang berkelanjutan untuk basis pelanggan mereka. Tapi akan ada beberapa daerah bisnis yang bersangkutan dengan infrastruktur fisik atau manajemen yang sepenuhnya proyek didorong.

Sebagai contoh: Staf yang bertanggung jawab untuk pengembangan sistem informasi baru dan mereka yang bertanggung jawab untuk pembangunan infrastruktur fisik baru, seperti gardu listrik dan pabrik pengolahan air.

Setiap organisasi adalah unik dan klasifikasi ini hanya berguna dalam bahwa mereka menggambarkan fakta bahwa manajemen proyek cenderung untuk menyajikan lebih dari sebuah tantangan dalam organisasi terfokus process dibandingkan pada mereka yang proyek terfokus.

 

Jenis struktur membuat memproduksi dalam jumlah terbatas produk atau jasa yang efisien dan dapat diprediksi, tapi akan membuat hampir tidak mungkin untuk menjalankan sebuah proyek yang melintasi batas-batas divisi.

Sebuah penyempurnaan struktur ini ditunjukkan di bawah ini dan disebut sebagai matriks lemah. Hal ini karena meskipun setiap divisi beroperasi secara independen, mereka tidak lagi memiliki kontrol langsung atas fungsi pendukung seperti IT, keuangan, dan sumber daya manusia.

Jenis struktur masuk akal karena fungsi pendukung tersebut tidak perlu diduplikasi dan dapat dibagi antara divisi. Ini menghemat uang dan memungkinkan departemen dukungan untuk menjadi lebih besar dan mempekerjakan lebih banyak staf spesialis.

Implikasi untuk manajemen proyek adalah bahwa akan ada mekanisme untuk berkomunikasi di seluruh divisi dan bahwa orang akan lebih menerima bekerja dengan orang lain di luar divisi mereka sendiri. 

Manajemen Matrix ada di kebanyakan organisasi besar , terutama yang memiliki beberapa unit bisnis dan operasi internasional.

Salah satu keuntungan dari menerapkan struktur matriks adalah bahwa hal itu dapat menyebabkan pertukaran yang lebih efisien informasi sebagai orang-orang dari berbagai daerah bekerja sama. Hal ini meningkatkan produktivitas secara keseluruhan karena memfasilitasi pengambilan keputusan yang cepat. Sebagai contoh: Individu dari dukungan pelanggan dan produksi departemen dapat berbicara satu sama lain untuk memperbaiki masalah. Struktur matriks juga mendorong gaya kepemimpinan demokratis yang menggabungkan masukan dari anggota tim sebelum manajer membuat keputusan. Kemampuan untuk berkontribusi dalam informasi yang berharga sebelum keputusan dibuat mengarah ke kepuasan karyawan dan peningkatan motivasi.

Kelemahan dari struktur matriks adalah perselisihan antara manajer lini dan manajer proyek. Hal ini karena sering mencoba untuk meminimalkan tagihan masing-masing departemen untuk proyek, sedangkan manajer departemen biasanya akan mencoba untuk mengamankan sebanyak mungkin anggaran proyek.

 

Ada juga yang bisa menjadi perbedaan pendapat tentang alokasi sumber daya dan prioritas. Hal ini terjadi karena manajer proyek cenderung untuk melihat proyek mereka sendiri sebagai aktivitas yang paling penting dan lupa bahwa manajer lini mungkin memiliki komitmen lain yang departemennya diharapkan.

Semua faktor ini berarti bahwa konflik tidak dapat dihindari dalam organisasi yang terstruktur dengan cara ini dan banyak isu-isu ini dijelaskan mungkin rumit lebih lanjut jika staf yang bekerja pada lebih dari satu proyek pada suatu waktu. 

Fitur lain dari struktur matriks adalah bahwa hal itu dapat menyebabkan anggota staf menjadi prihatin tentang sejauh mana upaya mereka mengeluarkan pekerjaan yang terkait dengan proyek akan diakui dan dihargai secara finansial. Masalah ini dapat diperparah jika mereka merasa pekerjaan yang berhubungan dengan proyek mereka tidak akan diakui dalam departemen mereka sendiri dan tidak peduli seberapa keras mereka bekerja pada proyek itu tidak akan mempengaruhi peluang kemajuan mereka. 

Semua proyek memanfaatkan sumber daya yang ada dan keahlian dalam cara yang efisien dan efektif untuk menyelesaikan sesuatu. Kelemahan dari perspektif staf, bahwa proyek tidak dilihat sebagai lingkungan pelatihan yang berorientasi di mana untuk mengembangkan keterampilan pribadi. 

Dalam konteks ini, para pemangku kepentingan manajer yang mempunyai wewenang organisasi untuk mengalokasikan sumber daya (orang, uang, jasa) dan menetapkan prioritas untuk organisasi mereka sendiri dalam mendukung perubahan.

Salah satu kunci untuk sebuah proyek yang sukses adalah sukses mengelola hubungan antara semua orang yang terlibat-stakeholder.

D. SPONSOR PROYEK

Sponsor bertanggung jawab untuk mengamankan pembiayaan dan sumber daya secara keseluruhan persetujuan anggaran dan memiliki peluang dan risiko yang berkaitan dengan hasil keuangan proyek. Mereka dapat disebut sebagai sponsor bisnis, sponsor proyek, atau eksekutif dan biasanya manajer senior dengan kepentingan langsung dalam kasus bisnis di balik proyek tersebut.

Sponsor yang efektif akan menjadi seseorang deyngan otoritas dan dorongan pribadi untuk mengatasi hambatan utama untuk menyelesaikan proyek.

Peran sponsor proyek adalah untuk menyetujui dan mendanai proyek tersebut, tetapi tidak terlibat dalam hari ke hari manajemen. Pertama, sponsor proyek meliputi identifikasi dan definisi proyek, sedangkan manajemen proyek berkaitan dengan memberikan proyek yang sudah ditetapkan, jika hanya cukup longgar.

Kedua, sponsor proyek bertanggung jawab untuk kasus bisnis proyek dan tidak perlu ragu untuk merekomendasikan pembatalan proyek jika kasus bisnis tidak lagi membenarkan proyek.

Read More